اداره پذیرش و امور مشمولین که به عنوان زیر مجموعهای از واحد خدمات آموزشی فعالیت میکند، وظایف و کارکردهای مهمی دارد و به عنوان کانون مهمی برای تسهیل فرآیند پذیرش و ارائه خدمات خاص به مشمولین مرتبط میشود و در بهبود تجربه تحصیلی دانشجویان نقش بسزایی دارد. در زیر به تفصیل به این وظایف اشاره میشود:
- پذیرش و ثبت نام دانشجویان: مسئولیت ارزیابی و بررسی مدارک و درخواستهای ورود دانشجویان جدید، ارائه اطلاعات لازم به داوطلبان درباره فرآیند پذیرش، شرایط و مدارک لازم.
- مدیریت فرآیند ثبت نام: مدیریت فرآیند ثبت نام اولیه دانشجویان و اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده.
- خدمات به دانشجویان مشمول: ارائه اطلاعات مورد نیاز به دانشجویان مشمول خدمت سربازی، از جمله وضعیت خدمتی و شرایط پایان تحصیل، راهنمایی در خصوص نحوه دریافت معافیتها و تسهیلات مربوط به مشمولین.
- مدیریت سوابق و اطلاعات دانشجویان: ثبت و نگهداری سوابق تحصیلی و مشمولیت دانشجویان، تهیه گزارش از وضعیت پذیرش و امور مربوط به دانشجویان مشمول.
- همکاری با سایر واحدها: همکاری و هماهنگی با سایر واحدها (مانند واحد مالی، آموزشی و دانشجویی) برای اطمینان از خدمات یکپارچه و موثر به دانشجویان.
- پاسخ به سوالات و مشکلات دانشجویان: فراهم کردن کانالهای ارتباطی برای دانشجویان جهت پرسش سوالات و حل مشکلات آنها در زمینه پذیرش و مشمولیت.
- جمعآوری و ثبت اطلاعات: جمعآوری و نگهداری مدارک و مستندات مربوط به دانشجویان، از جمله درخواستهای پذیرش، مدارک تحصیلی و سوابق آموزشی، ثبت و سیستماتیک سازی اطلاعات در سیستمهای بایگانی برای دسترسی آسان در آینده.
- نگهداری و حفاظت از اسناد: اطمینان از حفظ و نگهداری ایمن اسناد و مدارک، ایجاد و مدیریت هر دو نوع بایگانی فیزیکی (کاغذی) و دیجیتال (الکترونیکی).
- دسترسی به اطلاعات: فراهم کردن امکان دسترسی به اطلاعات و مدارک برای سایر واحدها و پرسنل مؤسسه در صورت نیاز، پاسخ به درخواستهای مربوط به اطلاعات از سوی دانشجویان، اساتید و مدیران.
- مدیریت تطابق و بهروزرسانی اطلاعات: اطمینان از بهروزرسانی منظم سوابق و اطلاعات در سیستمهای بایگانی، بررسی و اطمینان از تطابق اطلاعات با رویهها و سیاستهای مؤسسه.
- تهیه گزارشات: تهیه گزارشات از اطلاعات موجود در بایگانی به مدیریت مؤسسه یا سایر واحدها، ارائه اطلاعات آماری برای ارزیابیها و تحقیقهای به عملآمده در مؤسسه.
- مدیریت سیستمهای بایگانی: همکاری با واحد فناوری اطلاعات برای بهروزرسانی و بهبود سیستمهای بایگانی دیجیتال و نرم افزارهای مرتبط.